Aanleverspecificaties e-fulfilment

Home > Wat we doen > Fulfilment > E-fulfilment > Aanleverspecificaties e-fulfilment

Om jouw orders snel en goed te verwerken is het belangrijk is dat de aangeleverde artikelen aan onze specificaties voldoen. Dat voorkomt onnodige vertraging en meerkosten. Lees daarom onderstaande proces- en aanleverspecificaties en informatie t.b.v. onze e-fulfilment dienstverlening goed door. Afwijkende aanleveringen en afspraken zijn uiteraard mogelijk, in overleg met Account Support en mogelijk tegen additionele kosten. Zijn er vragen of onduidelijkheden? Stel ze dan gerust aan jouw vaste contactpersoon of via het contactformulier.

Koppelingen

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

1. Klant dient een koppeling te maken met onze API-verkooporders voor het automatisch verzenden van webshop bestellingen naar ons systeem

2. Klant dient de API-koppeling ten behoeve van het aanmelden van nieuwe artikelen en het voormelden van leveringen te koppelen aan hun systeem

Of de klant dient gebruik te maken van het Pondres klantenportaal voor het aan aanmelden van nieuwe artikelen en voormelden van leveringen.

3. Voor het automatisch ontvangen van uitgaande berichten dient de klant een API URL beschikbaar te stellen

De API URL moet voorzien zijn van een geldig SSL-certificaat.

Uitgaande berichten zijn:

Notificatie van niet te verwerken orders
Verzendbevestigingen met track & trace codes
Bevestiging van levering van artikelen
Status update van webshop orders
Status update van artikelen orders
Voorraadstatus van alle artikelen (1x per dag)
Real-time aanpassingen in artikel voorraad

Of de klant dient de gewenste informatie zelf uit het webportaal te halen.

4. Koppelingen dienen in JSON-format opgebouwd te zijn

Voorraad leveringen

Indien een voorraad levering (deels) bestaat uit nieuwe artikelen dan dienen deze nieuwe artikelen eerst aangemeld te worden via de API ArticleOrder (aanmelden nieuwe artikelen). Zodra de nieuwe artikelen in het WMS portaal de status 'bevestigd' hebben, kan de voorraad levering worden voorgemeld.

Klik onderstaand indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

5. Indien een voorraad levering (deels) bestaat uit nieuwe artikelen dan dienen deze nieuwe artikelen eerst aangemeld te worden via de API ArticleOrder (aanmelden nieuwe artikelen).

Zodra de nieuwe artikelen in het WMS portaal de status 'bevestigd' hebben, kan de voorraad levering worden voorgemeld.

6. Alle voorraad leveringen dienen voorgemeld te worden inclusief referentienummer

Zonder voormelding is de voorraad levering een exception, dit brengt extra kosten met zich mee.

7. Referentienummer dient (als barcode) op de pakbon van een voorraad levering herkenbaar te zijn

Staat er geen referentienummer op de pakbon dan is de voorraad levering een exception, dit brengt extra kosten met zich mee.

8. De informatie op de pakbon dient gelijk te zijn aan de consument geleverde eenheid

Is dit niet gelijk dan is de voorraad levering een exception, dit brengt extra kosten met zich mee.

9. Elke voorraad levering is aparte inslag en dient een pakbon te hebben

Deelleveringen zijn niet toegestaan.

10. Aanleveren goederen op homogene pallets (één SKU/artikel per pallet)

Gebeurt de voorraad aanlevering op mixed pallets dan is de aanlevering een exception en zullen we de pallet moeten omstapelen wat extra kosten met zich meebrengt;
Levert de klant aan op mixed pallets dan is er risico op foutieve opslag van producten.

11. Voorraad aanleveren op pallets van 80cm x 120cm

Te brede pallets worden niet geaccepteerd.

12. Maximale hoogte van pallets is 150cm

Is de aangeleverde pallet hoger dan 150cm dan is de aanlevering een exception en zullen we de pallet moeten omstapelen. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht.

Artikelen

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

13. In een omdoos is altijd één SKU verpakt

Indien er meerdere SKU’s in één omdoos aangeleverd worden, bestaat er een risico dat de artikelen verkeerd worden opgeslagen.

14. Elk artikel of artikelsoort dient een unieke barcode en artikelnummer te hebben

Dit geldt ook voor hetzelfde artikel in verschillende maten;
Indien dit niet het geval is, verschijnt er een foutmelding.

15. Elk artikel moet voorzien zijn van een zichtbare barcode

De barcode dient direct scanbaar zijn. Zonder zichtbare of scanbare code verricht Pondres extra handelingen wat extra kosten met zich meebrengt.

16. Op de omverpakking mag de barcode van de consumenteneenheid niet zichtbaar zijn

Is dit wel het geval dan is de aanlevering een exception, dit brengt extra kosten met zich mee.

17. Als een product uit meerdere losse onderdelen bestaat en deze onderdelen apart aangeleverd worden dan dienen de onderdelen als apart artikel te worden gezien en voorzien te zijn van unieke barcodes

Indien het product enkel één barcode bevat bestaat de kans dat enkel één onderdeel van het product gepickt wordt;
Pondres kan, tegen een meerprijs, artikelen voorzien van barcodes.

18. Indien THT-datum: één partij moet dezelfde datum hebben en zichtbaar zijn op ieder artikel

Zonder zichtbare THT-datum op ieder artikel is de levering een exception en brengt dit extra kosten met zich mee.

19. Voedingswaren dienen te allen tijde goed en luchtdicht verpakt te zijn

20. De maximale afmeting van een doos is 60x40x40cm

21. Het maximale gewicht van een doos is 15kg

Opslag

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

22. Elk artikel krijgt een picklocatie toegewezen

Pondres bepaalt de grootte van een picklocatie op basis van afmeting en omloopsnelheid artikel.

23. De picklocatie van een artikel blijft gereserveerd zolang het artikel niet geblokkeerd is

Als klant ben je verantwoordelijk voor blokkeren van artikelen;
Als er ondanks het blokkeren van een artikel nog voorraad aanwezig is op de picklocatie, blijft deze locatie gereserveerd.

24. Pondres voert één keer per jaar een cycle count uit op de gehele voorraad van een klant

Indien extra cycle counts gewenst zijn, kunnen klanten dit aangeven bij hun contactpersoon.

Verpakken

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

25. Pondres levert het verpakkingsmateriaal

Uitzonderingen met betrekking tot verpakkingsmateriaal in overleg;
Uitzonderingen brengen een eventuele extra handling met zich mee dus extra kosten.

26. De inpakmedewerker selecteert de meest passende verpakking naar eigen inzicht

27. Pondres levert opvulmateriaal van papier

28. Er wordt een standaard pakbon mee verstuurd in de order met artikel tekst zoals de klant dit aanlevert

Afwijkingen van de standaard pakbon of geen pakbon gaan altijd in overleg met de klant;
De pakbon kan in verschillende talen opgemaakt en geprint worden, artikelen worden echter altijd in één taal weergegeven.

29. Wij plaatsen geen klantlogo op het verzendlabel

Indien gewenst kunnen we tegen meerkosten een extra sticker (met bv. het klantlogo) op de doos plakken.

Verzenden

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

30. De klant is verantwoordelijk voor juiste gegevens van de ontvanger en houdt rekening met het maximaal aantal tekens wat de vervoerdienst hanteert

Indien de gegevens niet kloppen of niet leesbaar zijn:

PostNL: komt de bestelling niet en wordt deze retour gemeld. Dit zorgt voor extra retourkosten en ontevreden klanten;
Andere vervoerders: blijft de bestelling hangen in het proces en loopt de bestelling vertraging op.

31. De gewenste transporteur dient binnen ons standaardpakket aan vervoerders te zitten

Bekijk het standaardpakket (nieuw tabblad).

32. De klant dient Pondres per bestelling aan te sturen met welke vervoerder en welke service er verzonden dient te worden

Indien de klant dit niet kan, worden er aparte afspraken gemaakt.

33. De klant is verantwoordelijk voor het opbouwen van de track & trace URL

Wij sturen per bestelling een track & trace nummer door naar de klant.

34. De klant is verantwoordelijk voor de track & trace informatie richting de besteller en de communicatie naar de eindklant

35. Verzending is altijd door vervoerder met track & trace notificatie

36. Maximaal 9 multicolli per bestelling

Palletzending of meer multicolli in overleg.

Retouren

Klik indien beschikbaar op het pijltje om de regel uit te vouwen voor meer informatie.

37. Retouradres van Pondres wordt gebruikt

In overleg kan het retouradres van de klant worden gebruikt.

38. Identificeren van de retourzending gaat altijd via de pakbon of de originele track & trace code op het pakket

Indien de levering niet identificeerbaar is, is de retour een exception en brengt dit extra handelingen en kosten met zich mee.

39. Per artikel worden er specifieke afspraken gemaakt omtrent retourbeleid en afhandeling

40. Elk geretourneerd artikel dient voorzien te zijn van een barcode

Indien dit niet het geval is, kan het artikel niet worden herkend. Het artikel gaat terug naar de klant of leverancier. Dit brengt extra handelingen en kosten met zich mee.

41. Als een artikel niet meer winkelfris of kapot is, wordt het vernietigd