Onze klanten helpen bij het realiseren van unieke en relevante klantcommunicatie, dat is wat wij bij Pondres doen. Onze ervaren vakmensen zetten zich hier iedere dag voor in. In onze aanpak en in de relatie met onze klanten is persoonlijke aandacht voor ons een vanzelfsprekendheid. Maar ook richting onze collega’s en sollicitanten – onze mogelijk toekomstige collega’s. Persoonlijke aandacht, die in de (arbeids)markt helaas toch wel uniek is, weet ik uit ervaring.
Inmiddels heb ik mijzelf meerdere keren op de arbeidsmarkt begeven. Ook vrienden vragen mij als HR-deskundige wel eens om raad op het gebied van solliciteren en via hen hoor ik de meest uiteenlopende ervaringen. Want persoonlijke communicatie in een sollicitatieproces, daar kan vaak nog wel wat aan verbeterd worden … Ik neem je graag mee langs enkele echte (erge) voorbeelden.
Stel je voor, je ziet een vacature en je denkt hé, dat is interessant!. Je doet diezelfde avond nog je best op een enthousiaste brief, je sluit je CV bij en je verzendt je sollicitatie. Bam, meteen een mail terug in je mailbox. ‘Wij hebben uw sollicitatie goed ontvangen en zullen hier zo spoedig mogelijk op reageren.’ Fijn dat je een bevestiging krijgt dat alles aangekomen is, nietwaar? Volledig geautomatiseerd natuurlijk, want geen recruiter zit ’s avonds achter de laptop voor dit soort berichten. Dat is niet erg, ook – of soms zelfs juist – met geautomatiseerde systemen kun je heel goed persoonlijke communicatie (laten) verzorgen.
Een week later scrol je door je mail en zie je een bericht van het bedrijf waar je gesolliciteerd hebt. ‘Bedankt voor je interesse in [bedrijf x]. Hierbij nodigen wij je uit voor een gesprek op [datum y] om 13.00 uur op [locatie z]. We vragen je om ruimte in je agenda te maken, daar we met meerdere agenda’s rekening moeten houden.’ Los van het feit dat het tijdstip – midden op de dag – natuurlijk nooit uitkomt, tenzij het je vrije dag is, is dit een beetje gek. Er is geen telefoongesprek of afstemming aan vooraf gegaan. Je hoopt dat een bedrijf laat merken dat ze jou graag ontmoeten, in plaats daarvan komt dit behoorlijk dwingend over. Het maakt dat je je afvraagt of het met de cultuur ook zo is gesteld. Wil je daar dan wel werken?
De aanspreekvorm is wel informeel, dus je besluit het een kans te geven en je belt zelf om te kijken of de afspraak verzet kan worden. Dat lukt. Vijf minuten later heb je een mail ter bevestiging. Met wederom dezelfde zinsnede ‘We vragen je om ruimte in je agenda te maken, daar we met meerdere agenda’s rekening moeten houden’. Maar dat is toch logisch nu, je hebt net zelf die afspraak gemaakt. Het bedrijf stuurt gewoon een mail met exact dezelfde inhoud, ongeacht je contact. Wat is daar persoonlijk aan?
Eindelijk, het sollicitatiegesprek. Je zet je beste beentje voor, maar er zijn meer kapers op de kust. De mensen aan de andere kant van de tafel vertellen dat je binnen een week een terugkoppeling krijgt. Dat bericht komt al na enkele dagen. Nee, geen belletje, maar een mail: ‘Beste, Helaas moeten we je mededelen dat we voor een andere kandidaat hebben gekozen.’ Na al jouw moeite zou je op z’n minst je naam in de mail verwachten. Liefst vergezeld door een toelichting. Maar nee, die ene zin is het dan. Deze e-mail hebben vast alle andere kandidaten ook gehad, ongeacht hoe hun gesprek ging. Weinig persoonlijks aan, toch?
Dat doen we bij Pondres dus anders. Beter, kan ik wel zeggen. Niet alleen omdat ik dat vind, ook omdat we dat van sollicitanten terug horen. We vragen namelijk wel eens hoe zij de procedure ervaren. De feedback die we krijgen is dat de toon van onze e-mails de sfeer weerspiegelt die de sollicitanten proeven in de telefonische en live contacten met ons. Dit zijn geen standaard 13-in-een-dozijn berichten zoals je die bij veel werkgevers zult zien. Wij vinden onszelf namelijk ook geen standaard bedrijf en we hebben dus goed nagedacht over iedere e-mailformat die we gebruiken.
Ook wij zitten niet 24/7 achter onze laptop klaar om alle sollicitanten direct te beantwoorden. Maar geautomatiseerd of niet, we zorgen dat alle e-mails per sollicitant persoonlijk passend zijn. We spreken iedereen bij de voornaam aan. Niet meer dan logisch, toch? En als we geen match zien, laten we ook weten wat de concrete reden daarvoor is. Dat verdient iemand immers wel na de moeite te hebben genomen om een sollicitatie achter te laten. En wie weet hoe je elkaar in de toekomst weer eens tegen kan komen.
Mijn advies luidt dan ook: Investeer in persoonlijk contact met je sollicitanten. Dit zijn immers je collega’s van de toekomst. En is de match er niet, denk dan aan hen als ambassadeur. Door hun positieve ervaring met jou vertellen ze anderen hoe tof het is om voor je te werken. Wie weet is hun achternichtje nou net die ene kandidaat die je zocht. Of hun buurman een belangrijke prospect die je graag als klant binnenhaalt. Je weet nooit hoe het loopt, wel dat persoonlijke communicatie de sleutel tot succes is!
Over de auteur
Lizette is als P&O Adviseur werkzaam geweest bij Pondres. Zij geeft advies aan management en medewerkers over alle mogelijke HR-aspecten. Ook zet ze zich in voor het (door)ontwikkelen van HR-beleid in lijn met bedrijfsdoelstellingen en huidige marktontwikkelingen.
Wil je weten hoe wij jouw klantcommunicatie naar een hoger niveau kunnen tillen? Neem gerust contact met ons op via info@pondres.nl of bel +31 88 949 41 00. Wij helpen je graag!
